La ciudad de Santa Fe cuenta con un Centro de Gestión Documental Municipal

El espacio funciona en uno de los galpones aledaños a la Estación Belgrano, que fue especialmente acondicionado. Reunirá archivos provenientes de diferentes reparticiones. El proyecto contó con la colaboración financiera de la Agencia Española de Cooperación Internacional.

El intendente Mario Barletta realizó el corte se cintas que dejó oficialmente inaugurado el Centro de Gestión Documental, ubicado en uno de los galpones lindantes a la Estación Belgrano, lo que implica un paso más en la refuncionalización del predio que rodea al emblemático edificio. Posteriormente, el mandatario local dio a conocer a los presentes las políticas de gestión en las cuales se fundamenta la iniciativa. El acto se realizó esta mañana y contó con la presencia de Belén Echeverría, secretaria de Hacienda y Economía; Alicia Long, subsecretaria de Reforma y Modernización del Estado; el presidente del Concejo Municipal e intendente electo, José Corral; Luis Palero, presidente comunal de Monte Vera, Pascualina Di Viaggio directora del archivo general de la Provincia, Sara Nadaluti, presidenta de la Asociación de Archiveros, entre otros funcionarios y público en general. Durante la ceremonia se rescató que en muchos casos, los documentos que se archivarán en el nuevo espacio cuentan con un importante valor patrimonial. En tanto, el Municipio santafesino es pionero en el ámbito público en la digitalización de expedientes y trámites, lo que le significó la colaboración financiera de la Agencia Española de Cooperación Internacional. “Transparencia y eficacia” En diálogo con la prensa el Intendente expresó que “uno de los aspectos que advertimos al asumir la gestión fue el mal estado en el que estaban los archivos, los documentos y expedientes, que eran de algún modo un reflejo de la ciudad: abandono, desorganización, que generaban errores y trampas. Por eso la premisa apenas asumimos fue ordenar y transparentar esa situación”. Barletta señaló que uno de los elementos fundamentales que se articuló con la reforma administrativa “fue generar transparencia en la gestión de lo público, a través del acceso de la información, de las auditorías internas, del control y publicación de los actos de gobierno”. Desde la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado se detalló que, en una primera instancia, el Centro de Gestión Documental reúne los archivos vinculados al Tribunal de Faltas, al igual que los títulos ejecutivos y los pagos y convenios que se efectúan con la Tasa General de Inmuebles, entre otros gravámenes municipales. Cabe consignar, que el equipo de trabajo que llevará adelante el Centro está integrado por personal de diferentes archivos sectoriales. Según indicaron, cada uno aportó sus conocimientos específicos sobre el tratamiento de la documentación que trabajaban. En tanto, el objetivo final es conformar un grupo de trabajo polifuncional. Incorporar tecnología “El acto de hoy es una mera inauguración de un espacio físico, pero detrás de esto hay tres años de trabajo, cuyo hecho más importante ha sido la digitalización de todos los expedientes. Hoy el empleado municipal se maneja con un esquema digital para la consulta, por lo tanto el expediente se preserva y esto genera transparencia y eficiencia, que son los dos aspectos que una administración pública debe generar”, agregó Barletta. Actualmente, la práctica de la imagen digital se lleva a cabo en todas las ventanillas de atención del Palacio Municipal y de las oficinas descentralizadas. Vale mencionar, que el proceso de digitalización ha permitido, por ejemplo, que todas las actas de infracción estén digitalizadas. Además, a la brevedad se podrá contar con la digitalización de todos los planos, un hecho único en la provincia y el país. Esto implica que los profesionales de la construcción puedan consultar digitalmente el último antecedente constructivo para el inicio de un legajo de obra desde su estudio, reemplazando así un trámite que tenían que hacer personalmente. En tanto, la digitalización de los documentos facilita el acceso a la información y encamina al Municipio santafesino al objetivo de las denominadas oficinas sin papeles. La iniciativa impulsada por el Gobierno de la Ciudad se enmarca en la decisión de conformar un Estado moderno, eficiente, ágil y transparente, que redefina su estructura administrativa en pos de la mejor prestación de los servicios. Otras ventajas Paralelamente, otra de las novedades que se obtendrán con el nuevo espacio es la posibilidad de desafectar las series documentales que pierden su valor administrativo. En esa línea, cada área solicita la asistencia de la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado para identificar el material. Una vez que cada área emite su resolución interna de desafectación, se le solicita al Intendente la autorización para donar ese material. Cuando se obtiene la autorización, se coordinan las tareas para: enviar la documentación, la intervención de la escribanía municipal, que garantiza previamente su destrucción, y la designación de una entidad con fines sociales que será la beneficiaria de la donación.